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第11章（第2页）

主席的目标应当是协助会议以最少时间达成一致的同意。

除此之外，他也许还需要快速的反应与高度的技巧，来帮助与会人员表达他们自己的意见，并迅速达成同意。

本节是在讨论与会人员的控制。

讨论顺序如下：1商业会议的特性经理人对参加会议一事很快就会习惯。

有的时候他们发现那些会议是缓慢进行、令人失望的、一再重复的。

但有的时候他们所参加的会议却进行得很顺利，有创意并果断。

这就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有积极创意及果断的方式来主持会议。

他要是这样做，就可使会议具有四项特性。

（1）会议的进行是有节奏的。

会议必须进行得井然有序。

它不应该因为前后意见不一致，或冗长的报告拖泥带水地进行，让人昏昏欲睡。

在另一方面，它亦不应该糙糙了事。

时间控制得很理想，让一个井然有序的会议产生节奏。

（2）会议气氛必须是有目的的。

与会人员必须看到他们所走的方向，必须具有朝着那个方向的前进的共识。

（3）会议必须是友善的。

与会人员必须感到可以自由发表意见，但务必采取合作而真诚的态度。

（4）会议气氛必须是合作的。

纵然意见可能有所不同，但与会人员必须和睦相处。

这里就是主席主持会议时所应当追求的四项特性：有序的，有目的的，友善的，合作的。

他如何才能使会议具备这些特性呢？达成会议目标的潜在力量是在很短时间内形成的‐‐在会议开始后的几秒钟之内，或最多在两分钟之内。

因此主席必须好好利用这种潜力。

让我们分别从两个阶段来讨论。

2会议开始阶段主席进场及开始主持会议这个阶段会产生决定性的影响。

他走进来时参加会议的人员都集合好了，他们各自离开不同的工作岗位，并怀有各自的忧虑与关心。

在参加会议的人当中可能会有小团体，他们互相交谈，不论生气勃勃或漫无目的。

每一小批人都有他们自己的利益，但现在还没有专心去谈会议的主题。

主席进入会议室的举止大家都可以看到，并在潜意识里产生他们的看法。

如果主席进入时是犹豫的，无精打采的，慢吞吞的，他给人的第一个印象是不确实的。

他在别人心目中会有一种缺乏生气的感觉。

因此他进来时应当是抬头挺胸，富于自信，步伐稳健的。

当然不管是傲慢或是匆促的样子，都会引起反感及好争辩的气氛。

他必须把时间拿捏得恰到好处。

当他坐下来的那一刻，大多数人都会把注意力集中在他身上，而有些人则依然在做自己的事，甚至还有人持续在聊天。

他不应当在这些令人分心的事情还存在时，就试图开始开会。

他必须控制与会人员的注意力。

他所采用的办法不是设法压低他们的私语声，不是请求他们注意，尤其不是请那些闲聊的人闭嘴。

那些行动会让与会人员感到是跟他们的利益发生冲突，结果会让人产生一种主席跟其他人之间有不和的感觉。