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第18章（第2页）

为了达到委员会原先所订的任务与目标，它也许还有继续存在的必要，即使并不能证明一定要花那么多的时间与精力。

纵然如此，但这也不能作为继续让它存在下去的一种合理的借口。

这不算是实事求是的。

一个委员会一旦进入衰退期，就应该帮助它安静地度过死亡的痛苦。

不要再采取&ldo;下次开会日期&rdo;这种拖延战术，让它安静地去；或者采取较坚决的行动，让某个人担负起委员会原先所担负的任务。

3结论反复召开的会议在历经创立、规则化、生产、衰退等四个可预知的阶段后，它无可避免地是从与会人兴奋的开创期，经由惯例确定期到最后的衰退期，成为只徒具形式的会议。

在初期时，一次又一次的会议吸收了大家的精力与能力。

随后，昨天的问题与昨天的方法开始耗损今天的精力。

衰退也许可以使它暂停，但却无法予以阻止。

复活或安乐死就留待最后作个决定。

大型会议

大型会议的主席及出席人员在开会时所须的技巧原则上是沿用前面所讨论过的商业会议的技巧，但还是有许多不同的地方，本节就是要专门讨论它们。

1演讲会的主席在演讲开始，大会主席应当做好他的准备工作。

他应当知道要讲些什么题目他应当知道由谁来讲，他应当知道可利用的时间。

他也应当考虑可能的讨论方式，并准备好足够的提词，当遇到论文提出后听众兴趣减退时能让自己激起听众的讨论情绪。

主席主持大会所扮演的角色可分四方面来讨论：（1）演讲人介绍主席应当在开会前适当时机或在开会之前询问演讲人希望如何向听众介绍。

请他写下他的姓名及资历，以免发生错误。

最好是请他给一份打好字的书画资料，说明他希望如何被介绍。

介绍演讲人时，典型的错误就是那些明显的错误。

第一个错误是主席把演讲人的名字给搞错了。

他透过眼镜介绍&ldo;李志坚&lso;，却说我们今天的演讲人是&rdo;李志贤&ldo;。

使得李先生跟听讲人员大吃一惊。

第二个错误是介绍得太长了。

有些主席甚至要介绍5分钟，不仅颂扬演讲人，同时还插进了一些他们所喜欢的事情。

这对演讲人跟听众都没有好处，任何超过两段扼要的介绍词都是不恰当的。

第三个常犯的错误是抢先说出演讲人要讲的东西。

主席不能以仅仅介绍演讲人为满足，他必须介绍题目，但他不应猜测演讲人要讲些什么东西，这不仅剽窃演讲人的东西，而且可能把不受欢迎的内容传达给演讲人。

他甚至可能迫使演讲人否认，或反驳主席所说的话。

较适当的行为是简单地：1向听众打招呼2介绍演讲人3报告他担任该项工作的重要资历，以及演讲人所要求提出的任何意见4说明讲题5闭起嘴来，结束介绍例如：&ldo;午安，各位女士、各位先生，今天下午的第一篇论文，是由林明信先生提出。

他是社会学会会员，担任奇高公司董事，有14年的传播趋势分析经验，他今天讲的题目是&rdo;声望的转换&ldo;，各位女士、各位先生，这是林明信先生&rdo;。

（2）演讲期间在演讲期间，主席的态度会对听众产生影响。

他的注意力看起来应当是向着演讲人，盯住演讲人。

他应当转动椅子对着演讲人。

他的目光应当集中在演讲人的身上。

他应当不时点点头，微笑一下，扬一下眉毛，以表示他的专心与兴趣。

这对大家都有很大的影响，它可以帮助听众集中精神。

但是我曾经看到有些资格老的经理人在主持重要会议时，手在桌子上，头靠着手臂，眼睛闭上。

主席代表听众担任计时员角色。

如果时间安排紧凑，演讲人可能要超过时间的话，这时主席的工作就是要帮助他按时讲完。

拿张纸条上面写&ldo;5分钟&rdo;，他随后也许还要传两张‐‐&ldo;1分钟&rdo;及&ldo;时间到&rdo;。